In einer digitalen Welt sind optimierte Geschäftsprozesse entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Dabei spielen viele Faktoren eine entscheidende Rolle. Einer davon ist ein effizientes Ausgabenmanagement. Die in Österreich gegründete Tyrolit Gruppe ist ein global führender Hersteller von Schleif- und Abrichtwerkzeugen sowie Systemanbieter für die Bauindustrie. Sie zeigt, wie sie mit Yokoy ihr Ausgabenmanagement fit für die Zukunft macht. Dafür hat CEO Gerd Kohlgruber die Specific-Group (SPG) zur Unterstützung für die Implementierung von Yokoy, einer innovativen Lösung zur Spesenabrechnung, herangezogen.
Tyrolit hat zusammen mit SPG schon in der Vergangenheit im gesamten DACH-Raum erfolgreich Kundenprojekte umgesetzt, weshalb die Wahl des Partners in dieser Frage nicht schwerfiel.
Es klingt zwar wie ein Allgemeinplatz, dennoch ging es dem Team rund um Gerd Kohlgruber darum, einen verlässlichen Partner mit Hands-on-Mentalität zu finden, der lösungsorientiert und in kurzer Zeit dieses aufwendige Projekt verlässlich umzusetzen kann.
„Wir waren auf der Suche nach einem Partner, der uns bei der Implementierung von Yokoy konstruktiv und effektiv unterstützt.“
Als Traditionsunternehmen mit gewachsenen Strukturen, brachte das Projekt bei Tyrolit einige Herausforderungen mit sich, die nach spezialisierten Lösungen verlangten. Dank der Experten von SPG konnten diese Aufgaben gemeistert und viele Fachbereiche davon überzeugt werden, in einigen Bereichen auf einfachere Prozesse zu setzen.
Die Kommunikation zwischen Tyrolit und SPG war entscheidend für den Projekterfolg. SPGs Team rund um Jozef Dobsovic stellte in regelmäßigen Meetings mit allen Projektbeteiligten (Business, IT und Yokoy) sicher, dass sämtliche offene Themen zeitnahe, effizient und zur Zufriedenheit aller bearbeitet wurden.
Wir alle wissen, neue Prozesse gegen den Willen derjenigen einzuführen, die tagtäglich damit arbeiten sollen, kann zu einem Kampf gegen Windmühlen werden. Daher war es nicht nur Gerd Kohlgruber, sondern auch dem Team bei SPG ein besonderes Anliegen, kritische Stimme einzufangen und in den Entwicklungsprozess aufzunehmen.
In diesem Fall der Spesenabrechnung war vor allem die Reisestelle als auch die Kreditorenbuchhaltung in besonderem Maße beteiligt. Die Sorge der Teams galt vor allem der korrekten automatisierten Abwicklung von Vorgängen, welche in der Vergangenheit viele Ausnahmen und Spezialfälle beinhalteten, die eine manuelle Bearbeitung unausweichlich erschienen lassen.
In vielen gemeinsamen Sessions wurden diese Ausnahmen erarbeitet und zusammengetragen und sukzessive in Yokoy umgesetzt. Die Fachbereiche waren durchgehend an den Anpassungen beteiligt, wodurch die anfängliche Skepsis schrittweise reduziert werden konnte. Am Ende stand bei Tyrolit ein Team, welches sich nicht nur abgeholt gefühlt hat, sondern auch von Yokoy und dem vereinfachten Arbeitsprozess überzeugt war.
Der wesentliche Vorteil ist klar: durch die Integration von Yokoy reduziert sich der interne Arbeitsaufwand bei der Spesenabrechnung erheblich und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten ihre Auszahlungen deutlich schneller.
Vor der Einführung des neuen Systems musste der Reisende die Belege nach seiner Dienstreise per Post oder Hauspost an die Reisestelle senden, wo die Belege entgegengenommen und manuell in das System eingetragen wurden. Bei Rückfragen musste der Mitarbeiter kontaktiert und eventuell fehlende Belege nachgereicht werden. Abschließend erfolgte die Prüfung durch die Kreditorenbuchhaltung.
„Der Prozess der Reiseabrechnung wird transparenter und bewirkt auch eine Umverteilung der Aufgaben in den Bereichen unserer Reisestelle. Während in der Vergangenheit viel Zeit mit dem manuellen Verbuchen der Belege verbracht werden musste, erfolgt dies nun automatisch und die eingesparte Zeit kann für andere Tätigkeiten verwendet werden.“
Die Kontrollmechanismen bei der Freigabe der Spesen sind klar definiert und bieten Vorgesetzten eine einfache Einsicht.
Obwohl es noch zu früh ist, um große Einsparungen festzustellen, berichten die Anwender von einer Erleichterung und Zeitersparnis bei der Einreichung von Belegen. Für die Zukunft erwartet Tyrolit Zeiteinsparungen sowohl für das Personal als auch für die Verwaltung.
Durch die Nutzung der Yokoy-App gestaltet sich der gesamte Prozess deutlich angenehmer für den Reisenden. Seine Belege werden bereits während der Dienstreise erfasst und können anschließend vernichten werden. Die Kalkulation der Tagsätze sowie alle relevanten Daten werden automatisch vom System erfasst und verarbeitet. In der Kreditorenbuchhaltung muss im Anschluss nur noch deren Korrektheit überprüfen werden. Besonders für Personen, die häufig Dienstreisen unternehmen, bietet dies einen enormen Vorteil.
Als nächstes soll Yokoy in weiteren Gesellschaften bei Tyrolit ausgerollt werden. Die letzten sechs bis neun Monate waren der Integration und dem Customizing gewidmet, nun, mit dieser bereits geleisteten Vorarbeit, kann Yokoy wesentlich schneller auf die anderen Gesellschaften übertragen werden, wodurch mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so schnell wie noch nie ihre Reisekostenabrechnung abschließen können.
Fazit: „Durch die fachliche Expertise und das gute Projektmanagement von Seiten SPG konnte das Projekt erfolgreich, kosteneffizient und zur Zufriedenheit aller Stakeholder umgesetzt werden.“
Die Zusammenarbeit zwischen Tyrolit und SPG zeigt, wie wichtig ein kompetenter Partner für die erfolgreiche Implementierung neuer Technologien ist.
By Kai Wiens
By Christoph Frohner
By Christoph Auer